อีเมล์นั้นเป็นวิธีการสื่อสารแบบปกติที่เราใช้กันทั่วไป ไม่ว่าจะเป็นการส่งไฟล์ ติดต่อสื่อสาร ไถ่ถามทุกข์สุขดิบ ซึ่งๆทั่วไปที่ใช้กันเราก็ไม่ค่อยจะได้นึกถึงพิธีรีตองอะไรในการใช้เท่าใดนัก พอจะใช้อย่างเป็นทางการก็อาจจะใช้ผิดกันได้ง่ายๆ ซึ่งก็ไม่แปลกครับ
แต่สำหรับผู้ประกอบการนำเข้าส่งออกควรต้องรู้และใช้ให้ถูกต้องในการใช้อีเมล์อย่างเป็นทางการและสากลกัน เวลาติดต่อนำเข้าหรือส่งออกอะไรกับองค์กรหรือคู่ค้าต่างประเทศก็จะได้รับความเชื่อถือครับ
1. ใช้ชื่ออีเมล์ให้เป็นมืออาชีพ
ถ้าคุณใช้ [email protected] อะไรประมาณนี้อยู่ ก็ดูจะน่ารักไปสำหรับอีเมล์ติดต่ออย่างเป็นทางการ คุณควรจะใช้ชื่อจริงและนามสกุลหรือชื่อองค์กรต่อท้าย เช่น [email protected] หรือ [email protected] เป็นต้นครับ
2. หัวข้อที่กระชับ
หัวข้ออีเมล์นั้นจะเป็นด่านแรกที่ผู้รับจะเจอ พยายามหลีกเลี่ยงการอธิบายบนหัวข้อ ให้สรุปสิ่งที่คุณต้องการให้สั้นและเข้าใจได้ทันที หรือใช้คีเวิร์ดสั้น ๆ เช่น สอบถามราคาสินค้าเบอร์ 123 ก็จะเป็น Inquiry for Item No.123
3. ใช้คำทักทายให้เหมาะสม
ต่อจากหัวข้อก็เข้าสู่เนื้อหาในจดหมาย การเริ่มต้นทักทายเป็นคำแรก พยายามใช้คำที่ทำให้ผู้รับรู้สึกดีและเหมาะสม เช่น ติดต่อผู้ใหญ่หรือเป็นทางการให้ใช้ Dear Sir/Madam, หรือถ้ารู้ชื่อ ก็ให้ใช้ Dear Mr./Mrs. Name, ได้เลยนะครับ การใช้ Hello ก็สามารถใช้ได้ แต่ Dear จะดูเป็นทางการกว่า และอย่าลืมจบบรรทัดนี้ด้วย (,) โคลอนทุกครั้ง
4. แนะนำตัว
ถ้าไม่เคยรู้จักกันมาก่อนให้แนะนำตัวด้วยทุกครั้ง ให้ผู้รับเมล์ลำดับได้ว่าคุณเป็นใคร มาจากไหน รู้จักกับใคร ใครแนะนำมาหรือไปรู้จักผู้รับจากไหน เนื่องในโอกาสอะไร นำเข้าสินค้าประเภทไหน ส่งออกอะไร เป็นต้น
5. เนื้อเรื่อง
ให้จับประเด็นให้ดีอย่าเขียนวกไปวนมา ให้เขียนเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการจริง ๆ และคำศัพท์ที่ใช้ก็ควรจะเป็นคำศัพท์ที่สุภาพและเป็นทางการ ไม่ควรเขียนหลายประโยคเกินไป การอธิบายหรือเน้นให้แยกออกมาให้ชัดเจน จะแบ่งเป็นข้อ ๆ ก็ได้ หากมีไฟล์แนบให้เขียนบอกด้วยว่ามีไฟล์แนบมาชื่อไฟล์อะไร หากมีลิงก์ก็ให้คัดลอกลิ้งก์มาวางให้ชัดเจน
6. ใช้คำลงท้ายให้ถูกต้อง
คำลงท้ายนั้นอยู่ที่ระดับของผู้รับ ความสนิทสนม หรือ ระดับของตัวจดหมายเอง เช่น เป็นกันเองก็อาจจะใช้ Thank You, Thanks, เป็นการเป็นงาน Your sincerely, Best regards, Regards, เป็นต้น บรรทัดนี้ต้องลงท้ายด้วย (,)โคลอนด้วยนะครับ
7. ลงชื่อผู้ส่ง
หลังจากแสดงความนับถือหรือไม่นับถือไปแล้ว ให้ลงชื่อตัวคุณเอง หน้าที่การงาน ชื่อบริษัท เบอร์ติดต่อ อีเมล์ และลงลิงก์เว็ปไซต์/บล๊อก/โซเชียลโปรไฟล์อย่าง LinkedIn ของคุณต่อท้ายไว้ด้วย
8. ตรวจสอบก่อนส่ง
ตรวจดูว่าเขียนอะไรผิดไปรึเปล่า อย่างแกรมม่า คำศัพท์ที่ใช้ คุณอาจจะคัดลอกไปวางใน MS Words แล้วกด Check Spelling ดูก็ได้นะครับ
9. กลับมาดูว่าเมล์นั้นส่งผ่านรึเปล่า
ถ้าอีเมล์ไปไม่ถึง เดี๋ยวจะเสียงานซะเปล่าๆนะครับ
ตอนนี้คุณก็สามารถใช้อีเมล์ติดต่อกับต่างประเทศได้แล้ว อย่าลืมฝึกฝนการใช้คำศัพท์และแกรมม่าให้ดี ถึงผู้รับจะรู้ว่าเราไม่ได้ใช้ภาษาอังกฤษตั้งแต่เกิดแต่การใช้ได้ดีและถูกต้องจะเพิ่มความน่าเชื่อถือในการทำงานของคุณครับ
